Le bureau sans papier: 8 manières d'assurer une transition réussie

• Bien que la majorité des entreprises considère le bureau sans papier comme réalisable, son degré de mise en œuvre reste encore très faible. DocPath offre quelques suggestions pour aider les entreprises de toutes tailles à mener à bien ces projets éco-responsables

Madrid, 16 novembre 2010 - Rationaliser les processus internes, augmenter la productivité ou réduire les coûts: toutes les raisons sont bonnes pour mettre en œuvre ce qu'on appelle le bureau sans papier. Cependant, les sociétés qui ont réalisé cette transition avec succès et qui appliquent une politique "zéro papier" sont encore peu nombreuses aujourd'hui.

Les raisons sont multiples: le manque de temps pour aborder un tel projet, la faible confiance des utilisateurs dans le matériel électronique ou encore les budgets serrés dont dépendent les services système peuvent être les causes d'une si faible implantation.

DocPath, société espagnole spécialisée dans l'édition de logiciels pour le traitement et la gestion des documents, propose huit suggestions pour permettre aux entreprises d'assurer une transition réussie vers le bureau sans papier dans un délai raisonnable et avec un investissement modéré.

• Fixer une date limite: Si nous voulons que les délais soient respectés, nous devons fixer une date limite, un jour 'J' où nous mettrons fin à l'utilisation du papier. Il est également nécessaire de tenir compte de la durée de ce type de projet, qui peut être de six à neuf mois.
• Planifier le processus de numérisation: Au quotidien, les entreprises accumulent d'énormes quantités de documents. C'est pourquoi la première étape du projet consiste à numériser tous les papiers stockés. Pour être efficace, il s'agit de faire le tri entre les documents qui, pour des raisons d'ordre juridique, doivent être conservés sur papier et ceux qui sont devenus obsolètes. En d'autres termes, nous en profiterons pour faire le ménage dans nos archives et nous ne numériserons que le strict nécessaire.
• Faire participer les employés: Le personnel est sans aucun doute la pièce clé pour parvenir avec succès au bureau sans papier. Rien de mieux que de le motiver et le faire participer au projet pour atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés. Si de plus, l'équipe est jeune, la tâche sera encore plus facile.
• Formez votre personnel: Après avoir sensibilisé vos employés à la politique durable que vous souhaitez adopter, il peut être intéressant de leur offrir une formation. En effet, placer dans chaque service un amoureux de la technologie peut aider à faire accepter le projet parmi les plus résistants au changement.
• Prêcher par l'exemple: L'abandon du papier par les directeurs et les responsables des différents services peut être une excellente façon de motiver les employés.
• Externalisez: Faîtes appel à un fournisseur spécialisé dans ce domaine et évitez à vos employés d'avoir à réaliser ce travail. Vous gagnerez ainsi en productivité et vous éviterez toute erreur.
• Pariez pour la facture électronique: La comptabilité est un élément clé de l'entreprise. En y introduisant le concept de facturation électronique, vous gagnerez en flexibilité et offrirez une réponse plus rapide à vos clients.
• Partagez votre succès: Informez vos employés des bons résultats économiques et environnementaux obtenus par la société après la mise en œuvre des mesures éco-responsables; vous les encouragerez ainsi à continuer et même à proposer des idées pour rendre encore plus efficaces les nouveaux processus.