Hubo un tiempo en que el software de diseño documental de la empresa media consistía en poco más que un programa de procesamiento de texto y unos empleados que debían saber como utilizarlo. La forma en la que los documentos creados con ese sistema se categorizaban y almacenaban para poder ser recuperados de manera eficiente se dejaba a menudo en manos del usuario individual o, en ocasiones, cuando el director o la directora tenía visión de futuro, se seguía una estrategía global corporativa.
Sin embargo, incluso hoy en día, cuando una empresa sí cuenta con un software de diseño documental, a menudo se pierden recursos y tiempo valiosos, porque el diseño del documento no es flexible y no fue bien pensado, o la empresa carece del software de diseño adecuado para sus requisitos particulares.
Toda empresa, desde una librería local hasta corporaciones multinacionales, necesita algún sistema de diseño documental para asegurarse de que todos sus formularios, informes, recibos, facturas y cientos de documentos de otro tipo sean consistentes.
De hecho, la mayoría de las empresas se ven ante la necesidad de revisar y reducir los costes relacionados con su documentación, porque el coste real de la producción documental, desde su diseño hasta su distribución o almacenamiento, suele ser mucho más alto de lo que la mayoría se había imaginado. De hecho, la organización International Data Corporation (IDC), el principal proveedor mundial de inteligencia del mercado de TI*, indica en uno de sus informes que cualquier empresa podría ahorrar hasta una media de 30% de lo que gaste en sus procesos documentales. Un dato sorprendente, porque las compañías no suelen ser conscientes de ese gran porcentaje de sus ganancias que se está perdiendo en formularios y documentos mal diseñados y en las horas dedicadas a buscar informes, recibos, etc. Y la mayor parte de esa pérdida es causada por las brechas entre los procesos de negocio de back office y front office.
Un software de diseño documental empresarial, en el contexto del proceso documental, no se refiere a productos típicos de diseño gráfico, como la suite de Adobe®, sino a una plataforma de software utilizada para diseñar plantillas de documentos de negocio que se pueden utilizar para generar documentos en diferentes formatos y con datos que van cambiando, como datos de diferentes clientes, pacientes, etc. Por ejemplo, contratos, pólizas de seguros, extractos de cuentas bancarias, etc.
A la hora de elegir un sistema de diseño documental empresarial, es importante conocer las características más importantes que debe incluir el software para que sea lo más flexible y adecuado posible:
Las mejores plataformas de diseño documental empresarial ayudan a expandir y fortalecer las relaciones con los clientes de la empresa mediante la optimización de sus procesos de Document Output Management (gestión de salidas) y Print Process Management (gestión de los procesos de impresión). Ya que estas soluciones suelen formar parte de un sistema documental más amplio, ayudan a las empresas a poder analizar y gestionar el ciclo completo del documento, desde la fase de diseño y generación hasta la distribución real de los documentos y archivos que constituyen los métodos de comunicación de la empresa con sus clientes.
Muchas empresas tienen un enfoque muy ad-hoc en lo referente a la generación e impresión de documentos, y esto se traduce en una proporción muy alta de impresoras con respecto al número de empleados. Por lo tanto, un buen software de diseño documental empresarial intuitivo y flexible es un componente clave para agilizar los procesos de impresión y ahorrar tiempo y dinero.
Para comprender mejor la importancia de un diseño ágil y flexible de sus documentos de negocio, es necesario conocer los 4 pasos principales del ciclo documental:
En definitiva, está claro que todo empieza por comprender la empresa a nivel global y sus procesos documentales. Por otro lado, las exigencias en el entorno de diseño, almacenamiento y producción de documentos en las oficinas están cambiando continuamente, a medida que las fuentes de información vayan aumentando exponencialmente. La respuesta a estos requisitos cambiantes es, sin duda, un software de diseño documental apropriado que se puede ampliar fácilmente con funcionalidades de gestión, generación y distribución documental.
Fuentes:
André Klein
Consultor Freelance para DocPath
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