Optimisation Documentaire: Clé de la Réussite dans la Distribution

La technologie DocPath a permis de répondre aux besoins d'un groupe de distribution qui est le deuxième de son secteur par la taille. Ce groupe voulait, en particulier, avoir la possibilité d'imprimer ses étiquettes rapidement et sur demande.

Gestion de données dans les processus de distribution

Plusieurs compagnies de distribution doivent relever le défi de l'optimisation des processus de création, d'organisation et de gestion de leurs documents. De fait, ces compagnies doivent gérer de nombreux types de documents : étiquettes, bordereaux de livraison, documents de réclamation, copies imprimées de courriels échangés entre les employés, factures, etc. Gérer toute cette information est, non seulement, un processus lent et coûteux, mais cela concerneaussi de nombreux départements qui, tandis qu'ils consacrent du temps aux activités documentaires, ne peuvent pas s'occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Depuis 1972, une entreprise française multinationale de distribution se démarque du reste de la concurrence dans son secteur. Ce groupe est la deuxième plus grande chaine mondiale de distribution, regroupant environ 10 000 magasins dans 33 pays, plus de 360 000 employés à travers le monde, et concentrant ses opérations actuelles sur les marchés d'Asie, d'Europe et d'Amérique latine.

L'équipe managériale est tout à faitconsciente de la nécessité d'adopter des processus souples et efficaces en matière de gestion documentaire. En effet, la documentation est à la base de nombreuses activités commerciales qui concernent tant leurs processus fonctionnels que logistiques. De ce fait, l'optimisation de ces opérations grâce à une solution de gestion documentaire adaptée affectera directement et positivement la qualité de leurs produits et de leurs services à l'échelle planétaire.

Optimiser la création d'étiquettes

Conformément à la stratégie du groupe sur l'optimisation des processus visant à faire progresser la qualité et la rapidité d'exécution de ses activités, l'équipe managériale en charge des questions technologiques s'est mise en quête d'une solution pour répondre aux besoins croissants du groupe en matière d'impression d'étiquettes. Le système alors en vigueur était lent et rigide, obligeant les employés à créer les étiquettes nécessaires au cours de la journée et àgarder le système d'impression en activité pendant la nuit. En outre, la manière d'envoyer les étiquettes aux différents magasins était inefficace.

En conséquence, le groupe a initié un processus de sélection entre différents logiciels qui a conduit à désigner Business Suite Pro pour System i de DocPath comme la solution de gestion documentaire idéale pour ses besoins d'impression d'étiquettes.

Business Suite Pro est une solution complète pour la gestion documentaire, destinée aux organisations de tailles grande ou moyenne qui fonctionnent avec la plate-forme System i. La chaine de distribution a acquis cette solution dotée d'un système de sortie d'impression PCL et PS en temps réel pour les environnements comprenant un nombre important de serveurs distribués et d'imprimantes.

La solution: DocPath Business Suite Pro

Business Suite Pro permet aux employés du groupe de créer et d'imprimer des étiquettes en temps réel et sur demande, ainsi que de commander à distance la création d'étiquettes.

Cependant, en plus d'une impression rapide, en temps réel et de différents endroits, la compagnie a eu un besoin supplémentaire: celui de pouvoir effectuer la tâche à partir de son système d'exploitation System i. C'est ainsi qu'une solution spécifique Business Suite Pro a été mise au point pour System i, solution qui permet l'entrée de données par le spool d'impression tout en laissant les données traitées en attente dans System i. Les documents (les étiquettes) sont ensuite créés au format PCL ou PS.

Comme les phases de mise en œuvre et de production de cette solution ont connu un franc succès, le détaillant a ajouté d'autres éléments DocPath et solutions documentaires à son infrastructure technologique, notamment : un système de sauvegarde passive, la récupération de données consécutive à une panne, et une intégration à leurs programmes de transfert d'argent. De la même manière, le groupe a adopté la solution de DocPath, Business Suite Pro pour Windows, pour ses processus d'impression de facture, dans tous ses centres administratifs.

La solution de facilité pour l'impression distribuée et sur demande

Avec la technologie DocPath, qui a pu répondre aux besoins spécifiques de gestion documentaire de ce groupe de distribution, la compagnie a nettement amélioré ses processus d'impression d'étiquette, les transformant en un système distribué sur demande et en temps réel. Cela a permis au groupe d'optimiser ses ressources et ses processus et a, en conséquence, considérablement amélioré la satisfaction générale des consommateurs ainsi que les niveaux de production.