El nuevo Enterprise Content Management (ECM)

En el mundo empresarial actual, no cabe duda de que la gestión documental es absolutamente esencial. Y no conoce excepciones. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, manejan documentos y contenidos digitales. Junto con el capital humano, sus documentos son su mayor tesoro, ya que albergan toda la información y conocimiento del negocio. Por eso en los últimos años, han sido muchas las compañías que han apostado por el software documental para diseñar, conservar, publicar y procesar documentos electrónicos, ya sean escaneados o creados digitalmente desde cero.

Sin embargo, las cambiantes necesidades de las empresas han obligado a los proveedores de Enterprise Content Management a adoptar un nuevo enfoque más integral que permita ofrecer soluciones para todos los procesos que tengan que ver con la información y los documentos. No nos equivoquemos. Lo que se ha hecho hasta ahora ha supuesto un gran avance y ha sido extraordinariamente positivo, pero ha llegado la hora de afrontar una nueva etapa en la que dos aspectos marcarán la diferencia entre los proveedores de ECM: la modernización y la automatización.

ECM – Automatización para ahorrar tiempo

El tiempo es oro, así que la modernización de las soluciones Enterprise Content Management pasa por dedicar menos tiempo a gestionar la documentación. El trabajo documental se ha diversificado y se ha hecho más sofisticado. A esto hay que sumar el hecho de que cada vez se maneja más información. Por tanto, ¿cómo conjugar el fuerte incremento en el volumen de documentos con la necesidad de dedicar menos tiempo a su gestión manual? Parece una ecuación de difícil solución, pero existe una respuesta: la automatización. Es esencial reducir el trabajo de los usuarios, manteniendo al mismo tiempo los niveles de eficiencia y calidad.

Esta necesidad de modernización y automatización se ve impulsada por cuatro determinantes:

1. Nuevas formas de trabajar: el 37% de las plantillas de las empresas son objeto de políticas de movilidad.
2. Colaboración: todos los intervinientes en el ecosistema empresarial (proveedores, clientes, contratistas, etc.) deben trabajar mano a mano.
3. Proliferación de contenidos digitales: se estima que entre 2010 y 2050 el volumen de contenidos digitales se multiplicará por 50. Big Data está aquí para quedarse.
4. Infraestructura cloud: el 13% de los contenidos ya reside en “la nube”.

En esta línea de ofrecer soluciones integrales, los proveedores de Enterprise Content Management y de software documental integral están yendo más allá y cubren diversos frentes. Valgan de muestra las soluciones para ahorrar tóner y tinta; para generar, gestionar y distribuir grandes volúmenes de documentos; para elaborar informes financieros profesionales; para usar la firma digital; y para mejorar los documentos y asegurar la continuidad.

¿Dónde se ahorra tiempo exactamente con ECM?

Este nuevo enfoque también aporta importantes mejoras respecto a la gestión documental tradicional, que se reflejan esencialmente en el ahorro de tiempo gracias al Enterprise Content Management. En concreto, cabe destacar tres:

1. Se elimina totalmente el tiempo dedicado a introducir metadatos manualmente: se podrían automatizar algunas tareas que hasta ahora realizaba el usuario manualmente como extraer datos del documento y aprovecharlos para identificarlo, describirlo y distinguirlo.
2. Se prescinde del tiempo dedicado a clasificar los documentos: los usuarios ya no tienen que identificar la clase de activo digital ni guardarlo en su ubicación.
3. Se pierde menos tiempo realizando búsquedas: el software busca documentos y contenidos de la misma forma en la que lo haría una persona gracias a la semántica.

Además, para los más escépticos, este ahorro de tiempo (y de paso de dinero) se puede plasmar en cifras incontestables. Aquí van unas cuantas que demuestran las bondades del software documental en general y del nuevo Enterprise Content Management en particular:

1. Las compañías invierten 17 € en tiempo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento ilocalizable y 200 € para reproducirlo, una vez encontrado.
2. El 7,5% de los documentos se pierde; del resto, el 3% se archiva de manera inadecuada.
3. Los profesionales dedican entre el 5 y el 15% de su tiempo a leer información, pero esta cifra asciende al 50% cuando se trata de buscarla.
4. Un documento se fotocopia una media de 19 veces.
5. Hay más de cuatro trillones de documentos en EE.UU. y crecen a un ritmo del 22% anual (PWC).
6. En 2020 se habrá multiplicado por 20 el número de unidades que utilizamos para contener información digital.
7. Los usuarios envían y reciben una media de 133 emails al día (fuente: Radicati Group).
8. Un fax tiene un coste de 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta, etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un fax es de ocho minutos.
9. El precio medio de enviar un documento por mensajero es de 7-12 €.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

En conclusión, el nuevo software documental integral y de Enterprise Content Management no debe limitarse a almacenar, recuperar y distribuir documentos, sino que debe aspirar a limitar y optimizar el trabajo manual de los usuarios y ofrecer soluciones globales a los retos más importantes relacionados con los procesos documentales y de la información. La respuesta reside en la automatización y el espectacular ahorro de tiempo que puede conllevar la implantación de software ECM. Eso sí, el primer paso es aceptar que hay que implantar cambios más trascendentales de los que se han puesto en marcha hasta ahora.

Fuentes:

http://blog.athento.com/2015/07/el-papel-de-la-automatizacion-en-el-nuevo-enterprise-content-management.html

http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/

https://docpath.com/document-software-systems-solutions/?lang=es

André Klein
Consultor Freelance para DocPath