Para cualquier empresa, la gestión de sus contratos es algo de vital importancia. Al fin y al cabo, los contratos son el pilar sobre el que se fundamenta cualquier transacción comercial y, por lo tanto, su correcta generación, gestión y almacenamiento son esenciales para garantizar la transparencia, la eficiencia, la efectividad y la seguridad en cualquier empresa.
La gestión de contratos debe considerarse una parte integral de la gestión documental y aquí es donde entra en escena el software CLM (Contract Lifecycle Management), que ahora mismo resulta indispensable para mejorar la gestión documental y supone toda una revolución en la forma en la que las empresas generan y gestionan sus contratos.
La revolución reside en el hecho de que CLM es un proceso complejo de generación y gestión de contratos que integra a numerosas personas y documentos a lo largo de su ciclo de vida, con sus diferentes etapas, es decir, negociación, redacción, revisión, aprobación, ejecución, seguimiento y finalización. Este enfoque integral es lo novedoso y lo revolucionario.
Aunque el enfoque parezca demasiado ambicioso, Contract Lifecycle Management garantiza la gestión efectiva y eficiente de cada una de estas fases, y puede implantarse mediante software específico o una combinación de procesos manuales y automatizados que permiten minimizar el riesgo de que se produzcan errores y mejorar la eficiencia, la efectividad y la transparencia en el proceso.
Además, CLM proporciona una visión integral de los contratos que ayuda a las empresas a tomar decisiones bien sustentadas en tiempo real y cumplir con la normativa en materia de contratos, lo que reduce el riesgo de multas y sanciones.
El proceso de almacenamiento es una parte fundamental de la gestión de contratos. Hay que asegurarse de que se guardan de manera segura y se puede acceder a ellos fácilmente.
Los contratos se pueden almacenar de diferentes maneras: archivos físicos, medios electrónicos como discos duros, servidores en la nube o plataformas de gestión documental.
Independientemente del método de almacenamiento, lo importante es tomar medidas de seguridad adecuadas, a saber, la encriptación de datos, la autentificación de usuarios y la implantación de políticas de acceso.
Sin duda, la firma electrónica también ha supuesto una revolución y un antes y un después en la gestión de contratos, ya que permite realizar una comparación con la firma en papel de forma fácil y cómoda. Sin embargo, conviene tener en cuenta cuatro requisitos jurídicos que deben cumplirse para que una firma electrónica sea válida y vinculante.
Más allá de estos cuatro requisitos, también hay que considerar la normativa propia de cada país o región, que puede tener sus propias leyes en materia de firma electrónica que deben cumplirse para que el proceso sea vinculante.
Contract Lifecycle Management ha llegado para revolucionar la vida de los abogados internos de las empresas y de los grandes despachos. Pongámonos en sus zapatos: a los abogados se les encarga preparar un contrato con un proveedor o un cliente, acceden a su plataforma de gestión documental, completan un formulario y, en cuestión de minutos, ya tienen listo el contrato.
Lo envían por medio de la plataforma a la otra parte, aprueban sus comentarios sobre el propio documento y vuelven a enviarlo para que se firme de forma digital. Todo esto en tiempo récord. Algo impensable hace unos años.
CLM es uno de los softwares que más ayudan en la realización de labores jurídicas, ya que simplifica todo el proceso y permite automatizar, compartir, comentar y firmar digitalmente los documentos. Por tanto, Contract Lifecycle Management fusiona distintas tecnologías en una sola y se ha convertido en la referencia en el campo de la gestión documental para todos los profesionales dedicados a asuntos jurídicos.
Aparte del ahorro de tiempo y costes, la tecnología CLM brinda otro tipo de ventajas: