Una prestigiosa compañía de seguros ha conseguido adaptarse a las necesidades del mercado, a la vez que mantener su entorno existente, con el software DocPath.
Necesidades específicas del sector seguros
El sector aseguradora es un área en la que se manejan ingentes cantidades de documentos, y casi todos son de suma importancia. Tanto es así, que incluso el ticket más insignificante puede convertirse en un elemento clave. Por ese motivo, agentes, ejecutivos y otros trabajadores del sector necesitan poder localizar y recuperar rápidamente documentos como pólizas, reclamaciones,contratos, etc.
Una compañía aseguradora española, creada en los años treinta del siglo XX para atender las necesidades de los ingenieros civiles, entendió ya hace muchos años la importancia de un buen sistema de gestión documental para mejorar la calidad de sus servicios y aumentar su cartera de clientes.
Desde el siglo pasado, esta aseguradora ha ido diversificando sus actividades y expandiendo sus seguros por todo España. En la actualidad, ofrece una amplia variedad de productos y tiene una cartera de más de 100.000 asegurados. Además, para poder responder a las necesidades específicas de sus clientes, la aseguradora se ha organizado en diferentes áreas, que conforman un grupo potente con un equipo humano extenso y profesional.
Innovación en un entorno familiar
El principal compromiso de este grupo es ofrecer a sus clientes las soluciones más innovadoras, garantizadas por la alta cualificación de sus profesionales.Sin embargo, la compañía se dio cuenta de que sus sistemas internas de gestión documental no le permitían ofrecer un servicio óptimo, de acuerdo alas necesidades del mercado.
El grupo necesitaba urgentemente poder manejar su documentación de una manera mucho más dinámica y ágil, y presentar a sus clientes formularios más completos, y comprensibles. Su principal preocupación era el diseño de documentos sencillos y su rápida impresión.
Al mismo tiempo, la aseguradora quería mantener su entorno de trabajo actual, basado en el sistema System i (AS400). Por un lado, para eliminar los costes y las complicaciones que podría conllevar la implementación de un nuevo entorno, y por otro lado, porque sus empleados estaban más que familiarizados con sus sistema actual.
DocPath: la solución elegida
Tras valorar una amplia variedad de opciones en el mercado, la aseguradora eligió la solución DocPath para System i, una solución que forma parte de la amplia oferta de soluciones de gestión documental de DocPath. La razón principal fue que esta solución le proporcionaba un software que trabaja de manera estable dentro de su sistema corporativo, que era, y sigue siendo, System i (As400).
En un principio, el uso de la solución se reducía a la impresión de formularios, mediante la integración de DocPath sobre su sistema de impresión por colas, accesible desde todos sus clientes y mediadores. El sistema estaba solamente configurado para la impresión de formularios en formato PCL y PS.
Sin embargo, a lo largo de la última década, el grupo ha ido añadiendo otras funcionalidades de DocPath, tales como la digitalización de su documentación. Después, la empresa decidió añadir la salida PDF a su arquitectura, para empezar con un concepto ya tan extendido actualmente como es "la oficina sin papel”. Por otro lado, incrementó su entorno añadiendo el módulo para Windows, que le permitía tener un control sobre las versiones de sus formularios y guardarlos en un repositorio central, entre otras funcionalidades.
Una solución corporativa óptima
Gracias a DocPath, la compañía aseguradora cuenta actualmente con unsoftware de gestión documental que le ha permitido optimizar el diseño,el manejo y la generación de sus documentos, sin la necesidad decambiar su forma de trabajo ni su plataforma. Además, Business Suite Proha sido lo suficientemente estable como para convertirse en una solución corporativa, que ha ido evolucionando de acuerdo a las necesidades de la compañía, en busca de las mejoras y nuevas funcionalidades actualmente agregadas a su solución.
