Una migración transfronteriza de JetForm a DocPath ejecutada en AWS, con integración con AS400, más de 500 impresoras y sin cambios en las aplicaciones.
Para las empresas que aún utilizan JetForm o Adobe Central Server, la cuestión ya no es si migrar, sino cómo hacerlo sin interrumpir las aplicaciones empresariales que dependen de ello.
Reliable Parts, una importante empresa de distribución de recambios que opera en Estados Unidos y Canadá, se enfrentaba precisamente a este reto. Su entorno de generación de documentos basado en JetForm estaba profundamente integrado en las operaciones diarias, estrechamente vinculado a un ERP AS400, y se encargaba de imprimir, enviar por correo electrónico, enviar por fax y almacenar miles de documentos cada día a través de aproximadamente 500 impresoras.
Esta es la historia de cómo DocPath sustituyó ese entorno heredado por una solución moderna alojada en la nube en Amazon Web Services (AWS), sin que Reliable Parts tuviera que modificar ni una sola línea de sus aplicaciones empresariales existentes.
JetForm fue en su día el estándar para la generación de documentos empresariales. Pero, al igual que muchas plataformas heredadas, llegó a un punto en el que ya no podía seguir el ritmo de los requisitos de infraestructura modernos, las exigencias de distribución y la flexibilidad operativa que necesitan las empresas en crecimiento.
Reliable Parts dependía de JetForm para gestionar una amplia gama de flujos de trabajo documentales. Los pedidos, las facturas, las etiquetas de envío, los albaranes y los informes internos pasaban todos por el mismo sistema. El ERP que se ejecutaba en AS400 generaba archivos de spool, que JetForm procesaba, fusionaba con plantillas de formularios y distribuía a impresoras, direcciones de correo electrónico, servicios de fax y almacenamiento en red.
Los problemas eran bien conocidos por cualquier responsable de TI que gestionara un sistema de gestión de documentos heredado:
La empresa necesitaba un sustituto moderno que pudiera gestionar los mismos formatos de datos, integrarse en el mismo entorno AS400 y dar soporte a todos los canales de distribución existentes, al tiempo que aportara la supervisión, la escalabilidad y la compatibilidad con la nube que JetForm no podía ofrecer.
Uno de los requisitos más importantes para Reliable Parts era que la migración no requiriera cambios en el ERP o en las aplicaciones de negocio. El sistema AS400 genera archivos de cola de impresión en un formato específico (Field Nominated File, o FNF), y esos flujos de datos debían seguir circulando exactamente como siempre lo habían hecho.
Se eligió DocPath precisamente por su compatibilidad nativa con los formatos de datos de JetForm. A diferencia de otras vías de migración, en las que las plantillas deben rediseñarse manualmente desde cero, DocPath acepta los mismos flujos de datos que utiliza JetForm. Esto significaba que Reliable Parts podía migrar sus diseños de formularios existentes con un alto grado de automatización, conservando tanto el diseño visual como la estructura lógica de cada plantilla.
Para las empresas que están evaluando opciones de migración de JetForm, esta diferencia es importante. Adobe AEM, por ejemplo, solo puede importar archivos IFD de JetForm como diseños de formularios en PDF o como imágenes, no como plantillas funcionales. Eso implica un rediseño completo. DocPath, por el contrario, convierte de forma nativa las plantillas de JetForm en plantillas de DocPath listas para su uso, conservando tanto la capa visual como la lógica. Esto supone una ventaja significativa en términos de tiempo y costes, especialmente para organizaciones con cientos de formularios activos.
El entorno de producción que DocPath creó para Reliable Parts refleja el tipo de arquitectura de nivel empresarial que exige una operación transfronteriza de gran volumen.
La solución se ejecuta en seis servidores Linux alojados en AWS, tres dedicados a la sucursal canadiense y tres a la sucursal estadounidense. Estos servidores están integrados con el sistema AS400 local del cliente, que sigue ejecutando el ERP y generando los archivos de cola de impresión que alimentan todo el flujo de documentos.
El flujo de documentos sigue una secuencia clara desde la generación de datos en el AS400 hasta la entrega final:
1. DocPath InputAgent para iSeries está instalado en el propio AS400. Analiza continuamente seis colas de salida (OutQs), donde el ERP deposita los archivos de spool. Cada cola de salida está asignada a un nodo de servidor específico, lo que distribuye la carga de trabajo de forma equitativa entre los seis servidores.
2. DocPath DGE (Document Generation Engine) se ejecuta en cada servidor Linux. Preprocesa los archivos de spool entrantes, aplica reglas de agrupación de datos y, a continuación, fusiona los datos con las plantillas de formulario adecuadas. Cada trabajo tiene su propia configuración, y los formularios suelen utilizar varios perfiles PCF (Process Control File) en función de la salida requerida:
3. DocPath ActiveSpooler Enterprise gestiona toda la capa de distribución. Se instala en cada servidor y utiliza una base de datos MySQL compartida alojada en Amazon RDS. Esta base de datos compartida es la que permite la arquitectura multiinstancia: los seis servidores funcionan como un único sistema de distribución lógico, equilibrando la carga de forma dinámica y proporcionando un panel de control unificado para supervisar todos los trabajos.
Para la impresión, Reliable Parts tiene definidas aproximadamente 500 impresoras en la configuración de ActiveSpooler. El sistema utiliza la impresión por socket para comunicarse directamente con cada impresora, lo que elimina la necesidad de un servidor de impresión. La impresión por socket también ofrece a los operadores la posibilidad de realizar un seguimiento del estado de los trabajos en tiempo real, reenviar trabajos a impresoras alternativas si una no está disponible e identificar impresoras inactivas o con errores en ambos países.
En cuanto al envío por correo electrónico, el sistema se canaliza a través del servidor SMTP propio de Reliable Parts, utilizando diferentes direcciones de remitente en función de si la solicitud procede de la sucursal canadiense o de la estadounidense.
DocPath Access and Identity Management (AIM) se ejecuta en un servidor independiente con su propia base de datos AWS RDS. Proporciona autenticación y autorización centralizadas en todas las instancias de ActiveSpooler, lo que garantiza que el acceso de los usuarios esté controlado y sea coherente en toda la implementación multiservidor.
La migración de JetForm a DocPath aportó varios resultados tangibles a Reliable Parts:
Durante la implementación inicial, DocPath también instaló sus módulos de supervisión Sinclair y Sinclair Index. Estos no se activaron para la primera puesta en marcha en producción, ya que Reliable Parts optó por entrar en funcionamiento antes de habilitar esta capa. No obstante, se están manteniendo conversaciones para implementar estos módulos, que proporcionarían detección automática de errores y alertas a lo largo de todo el proceso de producción.
Se trata de un patrón habitual en las migraciones empresariales: primero se pone en marcha y se estabiliza el motor de documentos principal y, a continuación, se añaden capas de supervisión operativa y análisis a medida que el equipo va ganando confianza en la nueva plataforma.
El proyecto de Reliable Parts ilustra varios principios que se aplican de forma general a cualquier organización que esté considerando abandonar JetForm, Adobe Central Server o plataformas de documentos heredadas similares:
Empiece por la compatibilidad de los datos, no por las funcionalidades. La cuestión más importante es si la nueva plataforma puede procesar sus flujos de datos existentes sin necesidad de realizar cambios en las aplicaciones de origen. Si no es así, el alcance y el coste de la migración se multiplican drásticamente.
No subestime la complejidad de la distribución. La generación de documentos es solo la mitad de la historia. La capa de distribución —que incluye impresoras, enrutamiento de correo electrónico, fax, almacenamiento y la supervisión de todo ello— es a menudo donde reside la verdadera complejidad operativa. Una solución que gestione tanto la generación como la distribución como un flujo integrado es mucho más manejable que unir herramientas separadas.
La preparación para la nube no es opcional. Ejecutar la infraestructura documental en AWS (o cualquier otro proveedor de nube importante) ofrece ventajas inmediatas en cuanto a escalabilidad, recuperación ante desastres y gestión de los costes operativos. Para las operaciones transfronterizas, el alojamiento en la nube también simplifica la gestión de redes y servidores, que de otro modo requeriría mantener una infraestructura física en múltiples ubicaciones.
Planifique una activación por fases. No es necesario que todos los módulos entren en funcionamiento el primer día. El enfoque de Reliable Parts, que consiste en poner en marcha primero la generación y distribución básicas de documentos y, a continuación, planificar la activación de la supervisión avanzada, es pragmático y reduce el riesgo de la migración.
DocPath cuenta con una trayectoria consolidada en la sustitución de plataformas documentales heredadas para organizaciones que no pueden permitirse interrumpir sus entornos de aplicaciones existentes. «Reliable Parts» es un ejemplo de ello. Otros incluyen a grandes aseguradoras como QBE, Zurich y Chubb, todas las cuales migraron miles de formularios críticos para el negocio desde IBM InfoPrint Designer a DocPath sin modificar sus aplicaciones principales.
Lo que une estos casos es un enfoque coherente: compatibilidad nativa con formatos de datos heredados, conversión automatizada de formularios, distribución a nivel empresarial y la capacidad de funcionar en una infraestructura moderna en la nube, respetando al mismo tiempo las limitaciones de los núcleos heredados, como los sistemas AS400 y mainframe.
Para las organizaciones que aún utilizan JetForm, el margen para modernizarse se está reduciendo. La oferta de personal con conocimientos específicos de JetForm está disminuyendo, el soporte de los proveedores es limitado y las exigencias de infraestructura que plantean la nube, la distribución multicanal y la supervisión en tiempo real no hacen más que aumentar. El proyecto «Reliable Parts» demuestra que la migración no tiene por qué suponer una interrupción, siempre que se elija una plataforma diseñada precisamente para este tipo de transición.
¿Sigue utilizando su organización JetForm u otra plataforma de gestión documental heredada?
DocPath ofrece una ruta de migración probada que conserva sus aplicaciones y formatos de datos existentes, al tiempo que moderniza su infraestructura documental para la nube. Póngase en contacto con nosotros para analizar su entorno y ver cómo podría funcionar una migración en su organización.