Mitos de la oficina sin papel y sistemas de gestión documental

Resulta ciertamente irónico que con el gran avance de la tecnología, no reparemos apenas a la hora de adquirir toda clases de máquinas para uso personal, aunque estas no produzcan beneficio alguno y, sin embargo, seamos tan reacios a invertir en tecnología que ya ha demostrado una clara rentabilidad, a corto-medio plazo.

Esta tendencia también ocurre en las empresas, cuando se trata de innovar y cambiar el software de gestión documental, para pasar del tradicional sistema en papel al concepto de la “oficina sin papeles“.

Este concepto, que básicamente se refiere a la transformación de los archivos de papel a formato digital, es aún algo difícil de entender en un mundo en el que el papel es el soporte fundamental para la gran mayoría de las empresas. Años atrás, miles de empresas digitalizaban sus facturas de proveedores, sus albaranes, sus partes de trabajo, etc., pero se resistían a destruir los originales, por no tener garantías legales para poder hacerlo. Por lo tanto, estas empresas digitalizaban sus documentos por un lado, y guardaban el papel de forma tradicional por otro, por lo que duplicaban el trabajo. De esta forma, la digitalización perdía una gran parte de su atractivo, así como de sus beneficios. Como resultado, se podía ver en las oficinas cantidades ingentes de información (albaranes, facturas, informes, etc.) almacenada en carpetas o incluso en cajas, que suponía no solo un evidente problema de espacio, sino también una mayor dificultad a la hora de recuperar y acceder a dicha información.

Hoy en día, algunas empresas ya están instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero todavía no es una práctica generalizada. Algunas compañías, y sobre todo las pymes, son, en cierta medida, reacias a su implementación, debido fundamentalmente a ciertos mitos sobre la oficina sin papel que dificultan la adopción de un nuevo sistema de gestión documental.

Los mitos más extendidos

• El software es difícil de usar. Sin duda alguna, los primeros que miran con cierta cautela la implementación de un nuevo software de gestión documental son los propios empleados. Al fin y al cabo, han estado trabajando con papel durante años, y se sienten cómodos y seguros trabajando de esta forma. Sin embargo, la realidad es que, en general, la primera vez que estos mismos empleados encuentran un documento en unos pocos segundos y comprueban así la rapidez y la facilidad a la hora de recuperar un documento requerido, comienzan a apreciar el sistema.
• La gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. Controlar el acceso a los documentos en papel sólo sería posible mediante el acceso restringido a los lugares en los que éstos se encuentran archivados. De manera que cada vez que un empleado requiera recuperar un documento, se le deberá permitir el acceso a dichos lugares, con lo que todos los archivos y documentos estarán accesibles casi a cualquier persona. Una vez más, la realidad es bien distinta. Un sistema adecuado de gestión documental aumenta notablemente la seguridad, al permitir de una forma sencilla controlar el acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías entre usuarios mediante la administración de permisos de acceso. Por ejemplo, un grupo de empleados podría únicamente ver el contenido de un documento, pero no editarlo, mientras que otro grupo sí podría leer y modificar el mismo documento.
• Los beneficios del uso de un buen sistema de gestión documental se obtienen únicamente a largo plazo. Tal y como indican las empresas que ya han dado el paso, en el momento de hacer el cambio de procesos basados en papel a procesos digitales, las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia son inmediatos. Además, la necesidad de papel, así como de espacios de almacenamiento, se reducen significativamente. Es decir, este mito se desvanece, ya que la adopción de un buen sistema de gestión documental dará como resultado un gran ahorro de costes, casi de forma inmediata.
• El uso de papel debe eliminarse totalmente para lograr una “oficina sin papel”. La realidad es que el traspaso de un sistema tradicional a una oficina sin papeles es un proceso gradual. No cabe duda que reducir al mínimo el consumo de papel es uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin papeles. Sin embargo, la empresa obtendrá los mayores beneficios de la propia gestión electrónica de sus documentos y de la automatización de sus procesos. Siempre habrá algunos documentos que, por ley, serán necesarios conservar en papel.

Hacia una oficina sin papeles

A pesar de que, hoy en día, los documentos siguen siendo el principal vehículo de comunicación en la mayoría de las organizaciones, estos papeles poco a poco van desapareciendo de las oficinas, en favor de la digitalización de los documentos.

Las empresas innovadoras que optan por la digitalización de sus documentos mediante la implantación de un adecuado software de gestión documental obtienen a cambio grandes beneficios, tales como: más espacio físico libre, rapidez en las búsquedas de documentos, organización de la documentación de forma jerarquizada, seguridad en el acceso a la documentación para su archivado, manipulación y recuperación, calidad en la gestión, e incluso beneficios en la disminución de costes de papel y almacenamiento, incremento de productividad y respeto al medio ambiente.

En este sentido, es evidente que estamos inmersos en un momento de cambio, y como tal, llevará cierto tiempo instaurar la “oficina sin papel“.

Innovación en la gestión documental

En conclusión, a día de hoy, el ahorro de papel ya es posible, ya no es un sueño, sino algo tangible y al alcance de nuestras manos. Solo es necesario que tanto directivos como empleados superen su resistencia al cambio y apuesten por la innovación que supone la implantación de un sistema de gestión documental. Cuando lo hagan, el beneficio y el cambio en su forma de trabajar será tal que nunca más querrán volver a los sistemas de gestión tradicionales.

La “oficina sin papeles” está emergiendo de forma exponencial, y con visos de imponerse como el tipo de entorno de gestión documental por excelencia en un futuro muy cercano.

Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath