• Le Centro Farmacéutico del Norte (Centre Pharmaceutique du Nord) compte sur la solution Business Suite Pro et sur sa fonctionnalité de facturation électronique pour rationaliser tous les processus liés à la création et à la distribution de ses factures.
• Selon les calculs de cette organisation, elle pourrait arrêter d’émettre 120.000 feuilles de papier en une année seulement, ce qui représente une réduction considérable de ses coûts de fonctionnement.
Madrid, 16 juin 2010 - Le Centre Pharmaceutique du Nord (Cenfarte), distributeur de spécialités pharmaceutiques et de matériel médical disposant de plusieurs sites dans le nord de l’Espagne, a compté sur DocPath pour rationaliser tous les processus liés à la création et à la distribution de ses factures.
Fondé en 1942 par un groupe de pharmaciens, Cenfarte possède son propre service Système depuis 1984, année au cours de laquelle est mené à bien tout le processus d’informatisation de la société. En misant sur la technologie, cette organisation a consolidé sa position dans le secteur pharmaceutique et est devenue synonyme de modernité.
La société a, depuis lors, entrepris de nombreux projets technologiques. L’automatisation de son entrepôt, la gestion électronique des commandes et la transmission du stock en temps réel, figurent parmi les plus importants. Cependant, certains aspects liés à la chaîne logistique n’avaient pas été abordés juqu’à récemment.
Objectif : le bureau sans papier
Cenfarte émettait mensuellement autour de 5.000 factures. Chacune d’entre elles devait être imprimée puis envoyée par un coursier au client correspondant, ce qui produisait une consommation de papier excessive. “La direction est très engagée envers l’environnement et a jugé nécessaire d’implanter un type de solution permettant de produire puis d’envoyer par e-mail des factures électroniques. De cette manière seulement, nous pouvions automatiser ce processus et atteindre un de nos plus grands objectifs: celui d’en finir avec l’impression et de mettre en œuvre un véritable bureau sans papier”, a déclaré Daniel de la Peña, responsable Système de Cenfarte.
L’organisation a commencé par évaluer différentes options de facturation électronique. Elle a finalement choisi DocPath Business Suite Pro, tel que l’explique le responsable Système: “Nous avons adopté cette solution car nous la considérions plus mûre que le reste des produits du même type présents sur le marché. Comme elle est fondée sur des standards, elle nous offrait une intégration simple avec nos applications, mais surtout, elle nous permettait aussi bien de produire et de distribuer des factures électroniques que de concevoir et d’envoyer par Internet n’importe quelle sorte de document, ce qui allait nous permettre à l’avenir d’élargir notre politique environnementale concernant l’élimination du papier”.
Des solutions écologiques qui produisent des économies
Le processus de mise en œuvre a débuté en janvier 2010, et seulement deux mois plus tard, la solution tournait à plein rendement. Pour faire connaître ce nouveau service à ses clients, Cenfarte a organisé une campagne de sensibilisation expliquant les avantages de la nouvelle forme de facturation. “En à peine plus de deux mois, nous sommes parvenus à ce que 10% de nos clients acceptent de recevoir la facture par e-mail, et d’ici à la fin de l’année, nous pensons qu’une pharmacie sur deux suivra cette procédure”, indique Daniel de la Peña.
Bien qu’il soit encore tôt pour faire une évaluation détaillée, Cenfarte a déjà commencé à obtenir les premiers retours sur investissement, ainsi que l’affirme le responsable Système: “Les clients qui reçoivent leurs factures par courrier électronique perçoivent une plus grande rapidité dans notre service. Auparavant, une facture pouvait mettre deux jours à parvenir à destination. Aujourd’hui, ils peuvent l’obtenir en quelques secondes sur leur ordinateur, ce qui suppose une véritable innovation dans le secteur pharmaceutique”.
Les pharmacies ne sont pas les seules bénéficiaires de ce système. En seulement deux mois, la société a réussi à économiser 3.000 euros en papier et en encre. Une économie qui augmentera à mesure que le reste de ses clients recourront à ce nouveau système. Suivant les calculs de l’organisation, elle pourrait cesser d’émettre 120.000 feuilles de papier en une année.
La facture a été le premier type de document que Cenfarte a souhaité envoyer par e-mail à ses clients, mais il ne sera pas le seul. “Nous gérons un important volume d’information. Il ne s’agit pas seulement de factures, mais aussi de relevés de comptes bancaires, de rapports trimestriels... Nous souhaitons que toute cette information puisse être envoyée par e-mail au lieu d’être imprimée, et avec DocPath Business Suite Pro, nous sommes prêts à le faire”, conclut Daniel de la Peña.
